После коронавируса мир стал неопределенным. CDC рекомендует , чтобы все граждане практикуют социальное дистанцирование, в то время как почти 1,5 миллиарда людей в Калифорнии под заказами жилья на месте . Многие предприятия адаптируются к этой новой реальности, отправляя сотрудников домой. Однако работа должна продолжаться, поэтому сейчас самое время освежить в памяти основы онлайн-встреч.

Встречи важны как никогда, поскольку менеджеры и сотрудники приспосабливаются к своей работе на дому. Возможно, вам придется проводить встречи, чтобы пересмотреть цели компании, обсудить общественную реакцию вашего бизнеса на COVID-19 и / или убедиться, что все понимают свои текущие обязанности. Вот все, что вам нужно знать о проведении онлайн-встреч:

Шаг 1. Выберите программное обеспечение для онлайн-встреч
Если вам нужно поговорить только с одним или двумя людьми в вашей команде, вы можете заставить телефонные конференции работать. Однако современные варианты программного обеспечения для онлайн-встреч предлагают множество замечательных функций, которые позволят вам проводить видеоконференции, совместно использовать экраны компьютеров, обмениваться файлами и многое другое.

Сотрудники PC Mag недавно обновили свой великолепный список из десяти лучших вариантов программного обеспечения для встреч. Авторы журнала PC Mag Молли Маклафлин и Дэниел Брэйм предоставляют краткий список плюсов и минусов для каждого варианта программного обеспечения, а также удобную сводку «Итог». Они также одобряют ClickMeeting , Webex Meetings и Zoom на своем ПК Editors Choice .

Обратитесь к своему ИТ-отделу, чтобы запросить рекомендации по выбору подходящего программного обеспечения для онлайн-встреч для ваших сотрудников. Взгляните на уникальные возможности и особенности каждой программы, а также на стоимость, а затем сделайте свой выбор.

Шаг второй: экипируйте свою команду
Прежде чем вы сможете организовать свою первую встречу, убедитесь, что у всех членов вашей команды есть инструменты и оборудование, необходимые для полноценного участия. На самом базовом уровне это означает, что им нужен доступ к надежному интернет-соединению и компьютеру, планшету или смартфону с аудио- и визуальными возможностями.

Вы также можете предложить членам вашей команды дополнительное оборудование, например, шумоподавляющие гарнитуры со встроенным микрофоном. В недавней статье, предлагающей 20 советов по успешной удаленной работе , мы предлагаем Voyager Focus UC от Plantronics .

Оснащение вашей команды для удаленной работы, включая посещение онлайн-встреч, - это работа вашего ИТ-отдела. Попросите своего ИТ-специалиста дать рекомендации по оборудованию для каждого из ваших сотрудников. В зависимости от характера вашего бизнеса вы также можете защитить свое онлайн-общение с помощью VPN (виртуальной частной сети) для удаленных сотрудников.

Шаг третий: изучите программное обеспечение
Не стоит сразу начинать онлайн-собрание, не изучив предварительно новое программное обеспечение для собраний самостоятельно. Как мы упоминаем в нашей статье о том, как организовать увлекательные встречи : «Нет ничего более отвлекающего и разрушительного, чем отказ технологии во время онлайн-мероприятия».

Найдите время, чтобы загрузить программное обеспечение для совещаний, начать совещание и поиграть с различными функциями. На пробную сессию рекомендуется пригласить вашего ИТ-специалиста и всех, кто будет помогать вам в управлении встречей (например, личного помощника).

Практикуйте все возможности, которые вы хотите использовать на собрании, такие как демонстрация экрана, отправка файла или публикация сообщения в потоке чата.

Шаг четвертый: проведите тестовую встречу
Теперь, когда вы освоили основы онлайн-встреч, пришло время убедиться, что ваша команда тоже. В каждой группе вы столкнетесь с разным уровнем комфорта с новыми технологиями, поэтому наберитесь терпения и начните с пробной онлайн-встречи.

Вот несколько шагов, которые нужно выполнить:

Попросите своего ИТ-специалиста предоставить четкие и простые инструкции по установке программного обеспечения для совещаний.
Сделайте своего ИТ-специалиста доступным для вопросов и технической поддержки, когда возникнут неизбежные вопросы и технический сбой
Отправляйте напоминания о встрече перед встречей со ссылкой для присоединения
Поощряйте членов вашей команды загрузить программное обеспечение для собрания по крайней мере за час до начала собрания, чтобы избежать проблем.
Когда все присутствуют на собрании, попросите своего ИТ-специалиста изучить наиболее важные возможности программного обеспечения. Убедитесь, что каждый из членов вашей команды может:

Отключить и включить себя
Поделитесь своим экраном
Передать управление совещанием / управление экраном другому человеку
Используйте функцию чата
Делиться файлами
Эта тестовая встреча - также прекрасная возможность успокоить вашу команду в эти трудные времена. Многие из ваших сотрудников могут нервничать, неуравновешенно или неуверенно смотреть в будущее.

Чтобы помочь вашей команде освоиться с новым программным обеспечением, попробуйте сыграть в игру. Опрос Везде конкурс это идеальный способ , чтобы помочь членам вашей команды расслабиться и получать удовольствие , как они изучают возможности программного обеспечения встречи.

Шаг 5. Следуйте лучшим методам проведения встреч
Тот факт, что вы и ваша команда собираетесь через экран, не означает, что лучшие методы проведения встреч неприменимы. Пока вы готовитесь к своему первому «настоящему» онлайн-собранию, сейчас самое время пересмотреть и ужесточить ваши текущие стандарты соответствия.

Вот наши основные рекомендации по лучшим методам проведения встреч:

Установите четкую цель встречи . Знайте, чего вы хотите достичь на встрече.
Создайте повестку дня и отправьте ее своей команде до встречи.
Убедитесь, что все знают свою роль на встрече . Если кто-то присутствует, напомните им, чтобы они были готовы. (Совет от профессионалов: визуальные эффекты и графика становятся еще более привлекательными на онлайн-встречах.)
Установите хороший этикет на встречах . Сейчас хорошее время, чтобы перейти к соблюдению требований этикета и добавить несколько новых правил для онлайн-мира. Например, вы можете попросить свою команду отключать звук, пока кто-то говорит, чтобы лай собаки не отвлекал всех остальных.
Следите за встречей . Как и в реальном мире, встреча может быстро соскользнуть с рельсов, если вы не будете держать докладчиков и участников в теме.
Запишите все действия на собрании, включая ответственных за каждый элемент.
Последующие действия . Отправьте участникам повторное электронное письмо с обзором встречи, основными выводами, слайдами презентации и списком действий. Одним из больших преимуществ проведения онлайн-встреч является то, что вы можете их записывать. Отправьте эту запись группе для всех, кто хочет просмотреть беседу или мог пропустить встречу.
Также неплохо запросить у ваших сотрудников отзывы о встрече, особенно после вашей первой онлайн-встречи. У вашей команды могут быть рекомендации, как улучшить встречи, или конструктивная критика, которую вам нужно услышать. Опрос Везде опрос может помочь вам получить представление, нужно , чтобы улучшить свои встречи. Чтобы получить честную обратную связь, рассмотрите возможность анонимного опроса.

Ты получил это
Времена тяжелые, но вы и ваша команда можете победить. Сохраняйте непредвзятость и будьте готовы адаптироваться к обстоятельствам на местах. Работа удаленно может быть сложной задачей, но вы также обнаружите, что это открывает перед вами большие возможности. Ведь теперь на встречи можно ходить в пижамных штанах и пушистых носках. Это что-то значит! Будьте терпеливы, будьте добры, будьте гибкими со своей командой и оставайтесь в безопасности! Чтобы получить дополнительные советы по организации интерактивных удаленных встреч, загрузите наш набор инструментов для удаленных встреч .