Мы живем в странные и тревожные времена, но для большинства из нас бизнес должен продолжаться. Поскольку пандемия коронавируса продолжает свирепствовать по всему миру, многие компании в ответ отправляют своих сотрудников домой. (Во все большем числе городов закрытие предприятий становится обязательным.) Это означает, что больше сотрудников, чем когда-либо, открывают домашние офисы, адаптируются к онлайн-технологиям и учатся пользоваться программным обеспечением для виртуальных встреч.

Если ваша офисная команда недавно превратилась в удаленную команду, вам тоже придется адаптироваться. Для начала убедитесь, что у вас и ваших сотрудников есть все инструменты, необходимые для проведения успешных виртуальных встреч. Сильное общение важнее, чем когда-либо. Ваша команда должна получить известие от вас, чтобы вы могли работать вместе, чтобы корабль вашей компании плыл по этим неспокойным водам.

Имея это в виду, вот все инструменты, которые вам понадобятся, чтобы максимально использовать ваши виртуальные встречи.

1. Правильное офисное пространство
Вероятно, не стоит проводить виртуальную встречу в гостиной, где ваши дети решили продемонстрировать друг другу свои любимые борцовские приемы. (Не волнуйтесь, школы снова откроются… в конце концов.)

Выделите для себя тихое уединенное место. Если возможно, заберите для себя комнату, будь то дополнительная спальня, подвал или уголок в вашей спальне. Вы захотите закрыть дверь и снизить уровень шума во время встречи.

В своих 10 советах по созданию домашнего офиса писательница Гретхен Робертс предлагает домашним работникам учитывать свой рабочий процесс при проектировании домашнего офиса, вкладывать средства в отличный стул (подробнее об этом позже) и располагать свой стол так, чтобы у них было что-то интересное. в. (По словам Гретхен, идеальным вариантом является окно.) Создайте офисное пространство , которое действительно принадлежит вам.

2. Основы аппаратного обеспечения
Невозможно провести виртуальную встречу без правильной настройки оборудования. Как минимум вам потребуется подключение к Интернету и устройство с видео и аудио возможностями, например смартфон, планшет, ноутбук или настольный компьютер.

Рассмотрите свое оборудование. Конечно, вы можете проводить виртуальные встречи на своем телефоне, но это не идеально, особенно если вы хотите создать профессиональный вид. Кроме того, дважды подумайте, прежде чем использовать старое устройство. Старые компьютеры могут работать медленно и работать с ошибками. Меньше всего вам нужно, чтобы ваше видео застыло во время большой презентации. Если пришло время обновиться, TechRadar выпустил свой список лучших бизнес-компьютеров на 2020 год , который включает:

Dell OptiPlex 3050
Microsoft Surface Studio
Apple iMac Pro
HP Elite Slice
Наконец, еще раз проверьте возможности вашего интернет-соединения. Если вам нужны четкие, цельные видео и аудио для ваших онлайн-встреч, AllConnect.com рекомендует скорость Интернета выше 10 Мбит / с (мегабит в секунду), хотя Zoom предлагает, чтобы вы могли использовать его услуги видеоконференцсвязи со скоростью всего 3 Мбит / с. Вы можете бесплатно проверить скорость своего интернета на этом сайте проверки скорости .

Если ваше видео тормозит, может быть несколько возможных причин. Возможно, вам потребуется обновить подключение к Интернету или компьютер. (На старых компьютерах может не хватить памяти, известной как ОЗУ, для обработки видео.) В качестве альтернативы, если несколько человек в вашей семье используют Интернет, например, для потоковой передачи Netflix или воспроизведения видеоигр, они могут использовать всю вашу пропускную способность. . Вы можете попросить (или потребовать), чтобы члены семьи свели к минимуму потоковую передачу и загрузку во время встречи.

3. Основы программного обеспечения
Теперь, когда в вашем офисе есть необходимое оборудование, давайте поговорим о программном обеспечении для онлайн-встреч. На этой арене у вас есть множество отличных вариантов на выбор. В настоящее время любимцем онлайн-встреч является Zoom , который предлагает массу замечательных функций и предоставляет бесплатную версию для групповых встреч продолжительностью до 40 минут. Его платные планы составляют всего 14,99–19,99 долларов в месяц (на момент написания этой статьи), поэтому покупка услуги не обойдется вам слишком дорого.

Однако, прежде чем следовать за всеми в Zoom, убедитесь, что вы проверили все возможные варианты. Молли Маклафлин и Дэниел Брэйм из PC Mag предоставляют отличный список из 10 лучших программ для видеоконференцсвязи, который включает:

Идти на встречу
Команды Microsoft
Webex Meetings
ClickMeeting
И больше
Большинство из этих программ предлагают аналогичные возможности, в том числе:

Совместное использование экрана
Возможности чата
Обмен файлами
Интеграция с популярными программами
И больше
Возможно, вы захотите поработать со своей ИТ-командой, чтобы решить, какое программное обеспечение для виртуальных встреч лучше всего подходит для нужд вашей компании.

4. Аксессуары для домашнего офиса и виртуальных встреч.
Если вы отправляете своих сотрудников домой, подумайте о том, чтобы предоставить им офисные инструменты, которые помогут им оставаться сосредоточенными во время ваших виртуальных встреч и здоровыми во время пребывания дома.

Эти инструменты включают:

Правильный офисный стол , включая варианты стоячих столов. Взгляните на эту статью от CNET, в которой перечислены их пять любимых стационарных преобразователей .
Эргономичная клавиатура . Помогите своим сотрудникам предотвратить напряжение рук и пальцев с помощью одной из этих превосходных эргономичных клавиатур, проверенных Digital Trends.
Удобная офисная мышь . Digital Trends также предлагает свою лучшую эргономичную мышь 2020 года .
Правильный офисный стул . Помогите своим сотрудникам облегчить боль в спине, поддерживать хорошую осанку и чувствовать себя комфортно, чтобы они могли целый день работать с одним из офисных стульев, рекомендованных The Strategist.
Гарнитура для встреч . Не каждый из ваших сотрудников сможет найти у себя дома тихое место для встреч. Помогите им избавиться от фонового шума и обеспечить четкое звучание с помощью одной из этих беспроводных гарнитур, проверенных Wirecutter .
5. Не забывайте об отзывах о встречах.
Работа из дома и проведение виртуальных встреч потребуют от вас и вашей команды быстрой адаптации. Будьте готовы изменить давние традиции и проявить больше терпения по мере того, как члены вашей команды изучают новое программное обеспечение и привыкают к возможностям программного обеспечения для встреч. После первой встречи запросите отзывы у своей команды.

Вы можете задавать такие вопросы, как:

Было ли программное обеспечение простым в использовании?
Вы могли видеть и слышать докладчиков?
Удалось ли вам участвовать так, как вы хотели?
Было ли что-то, что вы не знали, как сделать (например, показать свой экран или использовать функцию чата)?
Как вы думаете, что мы сделали правильно на этой встрече?
Как вы думаете, что мы можем сделать для улучшения виртуальных встреч в будущем?
Эти отзывы помогут вам улучшить ваши виртуальные встречи в будущем, чтобы ваша команда могла максимально использовать ваше драгоценное время на собраниях. Poll Everywhere предлагает простое решение для сбора действенных отзывов от вашей команды. Вы можете настраивать вопросы, проводить анонимные опросы для получения честных отзывов и получать ответы в режиме реального времени.

Чтобы получить еще больше информации о том, как избавиться от удаленной работы, загрузите наш набор инструментов для онлайн-встреч .